Penulis : Wisnu Manupraba

CEO and Founder Javan Cipta Solusi, PT

WAKOOL.ID -- Pada tulisan kali ini saya akan coba menjawab pertanyaan “Bagaimana menjadi Project Manager yang baik?”. Saya mungkin tidak bisa menjawab pertanyaan itu secara langsung, karena parameter baik ini bisa berbeda-beda. Saya akan coba menjelaskan beberapa aspek yang perlu diperhatikan oleh seorang project manager.

Goal atau Tujuan

Tujuan seorang project manager adalah mencapai kondisi sebuah proyek sukses. Parameter sebuah proyek sukses yang paling ultimate adalah kepuasaan pelanggan. Apa parameter pelanggan sebuah proyek puas? Tercapainya kondisi:

• On Scope, lingkup kerja yang disepakati tercapai.

• On Budget, rancangan biaya lebih rendah (dapat profit) atau paling tidak sesuai dengan yang direncanakan (tidak rugi)

• On Time, proyek selesai lebih awal atau tepat waktu

Task atau Tugas

Seorang project manager memimpin dan mengelola tim serta sumber daya. Tugasnya adalah bagaimana tim dan sumber daya yang dimiliki bisa digerakkan untuk mencapai tujuan.

Ada tim yang tidak termotivasi, tugas project manager memotivasinya.

Ada tim yang tidak memiliki kemampuan, tugas project manger mengajarinya.

Ada kebutuhan logistik terkait penyelesaikan proyek, tugas project manager menyiapkannya.

Seorang project manager memiliki kuasa penuh terhadap tim dan sumber daya yang ada dalam kendalinya. Pastikan sebagai project manager anda memilikinya. Jangan sampai ada alasan seperti berikut:

• Tim tidak mau mengikuti perintah

• Tim tidak memiliki kemampuan / skill

• Tidak memiliki dana untuk menyediakan logistik penyelesaian proyek

Challenge atau Tantangan yang Sering dihadapi

Berdasarkan gambar di atas, ada 2 tantangan yang harus bisa diatasi dan dikelola oleh project manager:

1. Hectic Time, ada lebih dari satu task memiliki jadwal yang sama, misalkan rapat atau deadline.

2. Team, timnya tidak kompeten atau mengalami hambatan sehingga tidak bisa mencapai target yang diharapkan.

Untuk mengatasi tantangan hectic time seperti yang didefinisikan di atas, saya punya 3saran:

1. Ubah mindset, apakah memang waktu sudah habis? Ataukah masih bisa dicari sela waktunya. Salah satu cara untuk mencari sela waktu adalah dengan mendelegasikan. Misalkan jika ada rapat, apakah bisa didelegasikan ke tim yang lain. Video di atas mungkin bisa menjelaskan dengan sangat baik

2. Komunikasi lebih baik, kalau bisa permintaan kita sampaikan dengan sangat spesifik. Misalkan kita haus dan ingin minum. Sampaikan dengan jelas dengan kalimat “Saya haus, saya butuh minum saya ingin minum es jeruk”. Contoh di atas sangat mudah dilaksanakan jika dibandingkan kita hanya menyampaikan kalimat “Saya haus”. Orang bisa menyangka bahwa hanya ingin memberitahu kalau haus, tetapi tidak berharap diambilkan minum.

3. Ingat TEAM adalah kependekan dari Together Everyone Achieve More. Dengan bersama-sama setiap orang mendapatkan lebih banyak, lebih besar, lebih jauh dibandingkan mengerjakannya sendiri. Untuk mencapai ini artinya setiap anggota tim saling bekerja sama, saling membantu dan saling melengkapi.[wkid/citcom.id/picture:ekrut]