Perlukah Jasa Konsultan Pemilihan Aplikasi

Tentang Artikel :

Bagi banyak perusahaan, membeli sebuah sistem aplikasi yang besar bukanlah sesuatu yang rutin mereka lakukan. Sementara itu di pihak lain para vendor terus-menerus mencecar dengan sesumbar manfaat-manfaat yang bisa didapat jika membeli produk sistem yang dia tawarkan. Pada situasi seperti apakah diperlukan peran konsultan untuk membantu perusahaan memilih aplikasi yang paling tepat dengan kebutuhan perusahaan?


WAKOOL.ID — Bagi banyak perusahaan, membeli sebuah sistem aplikasi yang besar bukanlah sesuatu yang rutin mereka lakukan. Sementara itu di pihak lain para vendor terus-menerus mencecar dengan sesumbar manfaat-manfaat yang bisa didapat jika membeli produk sistem yang dia tawarkan. Para pembeli pun menjadi bingung untuk memilah-milah mana poduk yang bagus dan mana yang sekedar manis-manis bibir para marketing.

Untunglah terdapat para konsultan yang mendedikasikan pengetahuannya dalam industri maupun produk untuk memberikan jasanya untuk mendampingi para pembeli. Konsultan-konsultan ini –seharusnya—memberikan informasi-informasi yang adil dan mengarahkan para pembeli dalam mengambil keputusan pemilihan yang lebih tepat.
Berikut adalah lima alasan spesifik yang dikutip dari technologyevaluation untuk mempertimbangkan penggunaan jasa konsultan.

1. Untuk memilih sistem yang paling tepat dan sesuai kebutuhan anda. Inilah sebenarnya manfaat utama dari konsultan, yaitu membawa pembeli ke tujuan dari pemilihan itu sendiri. Konsultan pemilihan ini dapat memberikan orang, informasi, metode dan alat-alat bantu lainnya untuk membimbing pembeli dalam mengambil keputusan yang akurat.

2. Untuk menerapkan metode yang sistematis dalam melibatkan para pengguna sejak proses seleksi.

Pengadaan sistem aplikasi enterprise sebenarnya merupakan sebuah proses bisnis dibanding sebuah proses TI. Banyak pemangku kepentingan penting di berbagai area organisasi yang akan terkena dampaknya dan karenanya dapat mensukseskan atau menggagalkan proses akuisisi ini. Mengidentifikasi dan melibatkan para perwakilan kunci akan berdampak panjang untuk membangkitkan dukungan dan tentunya akan berkontribusi dalam implementasi sistem terpilih nantinya. Para konsultan ini akan memberikan metode yang jelas dan terstruktur untuk melibatkan para key users untuk memberikan kontribusi nyata tanpa terlalu mengganggu aktifitas sehari-harinya.

3. Mengedukasi para key user tentang apa yang tersedia di pasar dan industri (best practices).

Mendefinisikan kebutuhan itu bisa sangat rumit. Para key user mungkin memang sangat menguasai proses bisnis di area mereka sekaligus permasalahan-permasalahan yang mereka hadapi saat ini. Tapi mengikuti irama dan maunya para key user ini seringkali membuat organisasi kehilangan peluang untuk peningkatan kualitas proses bisnis dan pengadopsian best practices untuk kebutuhan organisasi di masa depan. Konsultan pemilihan ini dapat memberikan informasi mengenai apa yang tersedia di pasar sehingga dapat membuka wawasan para pengguna mengenai fitur-fitur yang sebenarnya benar-benar mereka butuhkan, mana yang sekedar nice jika dimiliki dan yang tidak relevan.

4. Memberikan panduan dalam proses transaksi.
Konsultan dapat menginformasikan kepada pembeli terkait strategi terbaik untuk mendapatkan harga yang bagus untuk memenuhi kebutuhan sistem mereka, serta menegosiasi jasa-jasa yang dibutuhkan oleh pembeli dan perlu dituangkan ke dalam kontrak. Dengan didampingi oleh konsultan tersebut, pembeli akan merasa percaya diri untuk berhadapan dan bernegosiasi dengan vendor dan mendapatkan deal terbaik bagi organisasinya.

5. Meletakkan dasar-dasar untuk kesuksesan implementasi.
Proses pengadaan barulah satu langkah awal untuk menikmati manfaat dari sebuah sistem. Pertama-tama organisasi harus memutuskan bahwa dibutuhkan sebuah sistem dan akan berkontribusi signifikan bagi kesuksesan organisasi. Kedua, organisasi harus memilih dan mengadakan sistem yang paling sesuai dengan tujuan tersebut. Setelah itu mereka harus mengimplementasikan dan mengintegrasikan sistem tersebut dalam organisasi. Implementasi ini sangat bergantung pada keterlibatan pengguna, konfigurasi yang benar dan pelatihan pengguna yang benar. Semuanya akan sangat dipengaruhi oleh proses pemilihan yang jelas bagi semua dan keputusan final yang dipahami oleh semua pihak.[wkid]