WAKOOL.ID — Malam semakin larut. Ruang-ruang rapat di sejumlah perusahaan masih menyala, walau pendingin telah dimatikan oleh pengelola gedung. Sejumlah orang terlihat sibuk membahas dan menghitung, sementara sebagian lainnya sibuk menumpuk dan merapikan dokumen. Mereka semua sibuk karena keesokan harinya hari terakhir pemasukan dokumen lelang pengadaan dan implementasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP) di sebuah grup perusahaan besar di Indonesia. Sebuah proyek besar yang memang layak untuk diperjuangkan.

Matahari seperti biasa sambut pagi keesokan harinya. Dokumen penawaran perusahaan peserta lelang telah siap di atas meja dipandang penuh harap oleh mata-mata yang menggantung dan menahan rasa kantuk karena bergadang semalam. Bunyi mesin faksimili menggugah lamunan para ksatria yang sedang mengantuk itu. Isi dari faksimili yang diterima ternyata lebih menggugah lagi karena kertas selembar itu member tahu bahwa dengan ini lelang ERP itu ditunda sampai dengan waktu yang belum ditentukan. Tidak ada alasan spesifik yang disampaikan kenapa proses lelang yang sudah sedemikian jauh mendekati garis finish tiba-tiba harus diundur tanpa kejelasan waktu.

Di seberang sana, ruang rapat Direksi  bowheer (project owner) juga terus menyala walau malam semakin gelap dan sunyi. Semua pihak sibuk meyakinkan Pak Dirut mengenai nilai yang dapat diraih oleh perusahaan dengan investasi yang akan dikeluarkan untuk pengadaan dan implementasi ERP di perusahaan yang dipimpinnya. Hingga matahari menyambut pagi keesokan harinya, para crew tidak mampu meyakinkan sang Nahkoda untuk mengeluarkan uang demi mengimplementasikan ERP di bahtera perusahaannya.

Banyak perusahaan memilih untuk membeli dan mengimplementasikan ERP sebagai platform operasional proses bisnisnya. Berbagai manfaat bisnis dapat diperoleh dari investasi yang dikeluarkan untuk implementasi ERP ini. Misalnya, dengan mengimplementasi ERP maka perusahaan telah mengadopsi praktik-praktik terbaik di industrinya sehingga diharapkan dapat mendongkrak kinerja dari perusahaan.

Namun demikian, betapapun, banyak investasi ERP gagal untuk memberikan manfaat yang dijanjikannya karena perhitungan yang kurang baik ketika akan melakukan investasi untuk ERP tersebut. Bisa karena terinflasinya manfaat yang diharapkan ataupun karena terlau meremehkan biaya dan risiko-risikonya. Oleh karena itu dalam hal ini menerapkan tata kelola yang baik dalam akuisisi ERP ini menjadi krusial untuk kesuksesan implementasi dan investasi ERP itu sendiri. Dan salah satu praktik utama yang sangat penting adalah pembuatan, pemeliharaan dan penggunaan business case yang tepat sepanjang siklus hidup keekonomiannya.

Walaupun bukan hal baru, konsep business case ini banyak diangkat oleh framework mutakhir seperti Val IT dan COBIT 5. Misalnya dalam Val IT mengatur proses-proses pada manajemen investasi dalam domain khusus (Investment Management). Proses pertama dalam domain ini adalah menyusun dan mengevaluasi business case dari program TI yang direncanakan (IM1) dan kemudian meng-update business case tersebut jika dibutuhkan (IM8). Lebih jauh COBIT 5 juga menuntut dibuatnya business case untuk memastikan tersajinya manfaat bagi bisnis (proses EDM02), untuk mengelola arsitektur enterprise (proses APO03) dan untuk mengelola portofolio investasi (proses APO05).

Sebenarnya apa yang  penting dilakukan dalam sebuah business case itu? Banyak metodologi yang dapat kita rujuk untuk memandu kita dalam menyusun business case. Tapi sebenarnya komponen penting dari sebuah business case itu adalah bagaimana kita dapat mengidentifikasi manfaat, biaya dan risiko dari sebuah rencana investasi TI. Ketika tiga komponen tersebut sudah berhasil kita identifikasi, maka investasi pun dapat kita nilai.

Manfaat

Banyak orang ketika ditanya apa manfaat ERP akan menjawab: “Banyak!” Ketika ditanya lebih lanjut: “Apa itu yang banyak?!” Dengan sedikit terkejut dan jeda sebentar kemudian akan menjawab dengan menyebutkan beberapa manfaat umum ERP. Misalnya ERP itu memudahkan koordinasi antar bagian/fungsi di perusahaan, membuat proses bisnis menjadi lebih efisien, meningkatkan kontrol terhadap proses, memudahkan atau meningkatkan kualitas pengambilan keputusan manajemen, menstandardisasi proses bisnis yang berlaku dan masih banyak lagi lainnya.

Sampai disini biasanya kita masih cukup lancar menjawab pertanyaan tentang manfaat yang didapat bisnis dari investasi ERP. Bahwa sistem ERP itu akan memberikan banyak manfaat bagi bisnis perusahaan. Tapi seberapa banyak? Kira-kira berapa rupiah atau dollar? Karena investasi untuk mengadakan dan mengimplementasi ERP itu juga pakai rupiah dan dollar. Ya seperti investasi lainnya, investor pada umumnya butuh penjelasan mengenai bagaimana uang yang diinvestasikannya dapat memberikan manfaat yang sepadan. Ya, sepadan! Karena hanya mengatakan bermanfaat saja belum cukup, tapi manfaatnya harus SEPADAN dengan investasi yang dikeluarkan.

Untuk melakukan dan menyajikan analisis manfaat ini maka sebelumnya perlu ditentukan metode penilaian yang akan digunakan. Agar lebih nendang dampaknya, sebaiknya gunakan metode yang biasa digunakan oleh perusahaan dalam melakukan analisis investasi di bidang-bidang lainnya yang UUD (Ujung-Ujungnya Duit). Karena kata orang, kalau sudah uang yang bicara maka impact nya akan dahsyat.

Tapi sebelum sampai kesana diperlukan tahapan-tahapan untuk lebih memastikan penilaian yang dilakukan itu valid dan mudah dirunut kembali. Maka untuk itu kita bisa mulai dengan melakukan pemodelan yang bersifat makro terlebih dahulu (macro model). Pada model makro ini manfaat baru dinyatakan secara high level. Kemudian dari situ diturunkan ke tingkatan yang lebih rendah/detail (meso model). Baru setelah itu dapat diturunkan lagi ke tingkatan mikro yang tak lain adalah pernyataan-pernyataan finansial berupa angka-angka rupiah dan dollar.

Para ksatria punggawa vendor implementer ERP masih duduk tepekur memikirkan surat penundaan lelang di injury time tanpa tahu sebab pastinya. Di sudut yang lain para crew grup perusahaan masih pusing tujuh setengah keliling untuk memikirkan bagaimana meyakinkan pimpinannya mengenai nilai besar yang dapat diregup perusahaan dengan implementasi ERP. And still the story goes on. [wkid] 

Penulis: Umar Alhabsyi, ST, MT, CISA, CRISC.

Konsultan senior IT Management, pendiri dan direktur iValueIT Consulting (PT IVIT Konsulindo) dan PT Millennia Solusi Informatika.