Manajemen-ti.com — Para crew baru saja selesai membuat analisis manfaat yang didapat jika perusahaannya jadi mengimplementasikan sistem ERP pada seluruh perusahaan di grupnya. Pekerjaan yang cukup melelahkan tapi menyenangkan. Karena bicara manfaat itu memang bikin bungah.

Tapi tiba-tiba mereka tersadar bahwa mereka masih harus menganalisis biaya dan risikonya. Maka cerita pun masih berlanjut…

Biaya

Disamping banyak potensi manfaat yang dijanjikan oleh ERP, biaya yang dibutuhkan untuk mengadakan dan mengimplementasikannya juga tidak sedikit. Lisensi software ERP biasanya lebih mahal dibanding lisensi sistem lainnya. Belum lagi biaya yang dibutuhkan untuk jasa implementasinya yang biasanya jauh lebih besar lagi ketimbang biaya lisensi. Selain itu implementasi ERP juga biasanya menuntut infrastruktur yang digunakan naik kelas alias harus  di-upgrade kapasitas dan kapabilitasnya.

Konsekuensi penting lainnya yang umumnya harus diambil seiring dengan keputusan mengadopsi best practices yang diusung oleh sistem ERP adalah Business Process Re-engineering (BPR). Proses bisnis yang telah berjalan sekian lama mesti disesuaikan dengan proses bisnis best practices yang diusung ERP. Hal ini jika tidak dikelola dengan baik bisa-bisa mengganggu operasional bisnis, sehingga oleh karenanya dibutuhkan strategi manajemen perubahan yang komprehensif, dan ini ada biayanya. Sebenarnya bisa saja jika diputuskan untuk tetap menggunakan proses bisnis eksisting, sehingga sistem ERP nya yang disesuaikan (kustomisasi). Tapi pilihan ini sebenarnya bisa lebih mahal. Karena selain kerugian tidak mengadopsi best practices, juga sistem menjadi lebih kompleks, kualitas sistem menjadi turun, dan akan menyulitkan upgrade sistem di kemudian hari.

Biaya lain yang mesti diperhitungkan adalah untuk migrasi data dari sistem eksisting ke sistem ERP yang baru. Duplikasi data, kualitas data yang rendah, data yang tidak konsisten, format data yang berbeda-beda, dan sebagainya adalah diantara effort berbiaya yang cukup signifikan untuk diperhitungkan. Seringkali terjadi dispute pada area ini antara pihak pemilik data dengan pihak implementer.

Pendek kata, seluruh biaya yang dibutuhkan terkait diimplementasikannya ERP ini sejak mulai diadakan, diimplementasikan, dioperasionalkan, hingga sistem dipensiunkan mesti diidentifikasi dan diestimasikan biayanya.

(Baca juga: Lebih Lanjut Risiko Maut ERP)

Risiko

Seperti disinggung sebelumnya implementasi ERP berikut aktifitas-aktifitas yang ada di dalamnya tidak sepi dari risiko. Banyak risiko yang perlu diidentifikasi dan dikelola dengan baik sejak ia masih dalam buaian hingga masuk liang lahat. Dari sejak diakusisi, lalu operasional hingga nantinya berhenti beroperasi.

Seperti halnya dalam teori finansial, semakin tinggi risiko investasi maka semakin besar pendapatan yang diharapkan oleh investor. Oleh karena itu risiko dalam implementasi ERP ini perlu diidentifikasi, dihitung dan dikelola dengan baik. Tentu risiko mesti didefinisikan dari perspektif bisnis.

Lebih jauh framework Risk IT dari ISACA mendefinisikan bahwa proses evaluasi risiko menuntut identifikasi faktor-faktor risiko yang menjadi driver atas frekuensi dan besaran dampak dari suatu kejadian risiko (risk event). Hal ini amat penting untuk analisis akar penyebab dari sebuah risiko. Hal ini juga ditekankan dalam framework lain seperti COSO ERM, dll. Memahami faktor-faktor risiko tidak hanya dibutuhkan dalam analisis akar penyebab tapi juga membantu mengkuantifikasi usaha kontingensi yang dibutuhkan untuk risiko yang tersisa (residual risk), dan untuk menghitung pengembalian investasi yang dibutuhkan atau discount rate dalam proyeksi arus kas. Sejalan dengan definisi risiko menurut ISO 31000:2009 yaitu bahwa risiko itu adalah dampak dari ketidakpastian terhadap pencapaian obyektif. Sehingga faktor risiko itu akan menjadi faktor koreksi terhadap proyeksi manfaat yang telah dihitung sebelumnya.

Untungnya, faktor risiko dalam implementasi ERP ini sudah banyak tersedia dari berbagai kasus proyek ERP yang sukses ataupun gagal. Beberapa faktor risiko yang paling banyak diungkap dari berbagai kasus implementasi ERP antara lain adalah manajemen proyek, manajemen perubahan, komitmen top management, manajemen lingkup kebutuhan dan ekspektasi, migrasi data, dll. Penilaian risiko ini akan menjadi faktor adjustment dalam menilai keseimbangan antara biaya dan manfaat yang didapat dari investasi ERP.

Mulai Menilai

Ketika manfaat, biaya dan risiko dapat dikuantifikasi dan dianalisis maka sebuah investasi ERP dapat dinilai. Para crew kini telah mendapatkan tiga komponen penting dalam analisis investasi TI. Tapi, lalu bagaimana kesimpulannya? Bagaimana menyimpulkannya? Then the story still goes on. [manajemen-ti]

Penulis: Umar Alhabsyi, ST, MT, CISA, CRISC.

Konsultan senior IT Management, pendiri dan direktur iValueIT Consulting (PT IVIT Konsulindo) dan PT Millennia Solusi Informatika.